Última actualización: 2026-10-19

Contenido de esta página

• ¿Qué es una base de datos en Excel?
• ¿Qué reglas debe cumplir una base de datos en Excel?
• Cómo crear una base de datos en Excel paso a paso
• ¿Hacen falta macros para una base de datos en Excel?
• Base de datos vs Excel: cuándo Excel deja de servir
• Lo que cambió desde 2016

En agosto de 2016, tres investigadores de un instituto médico de Melbourne, en Australia, publicaron una revisión poco vistosa en la revista Genome Biology [1]. Mark Ziemann, Yotam Eren y Assam El-Osta descargaron con un programa los archivos de Excel que acompañaban artículos de genética [1].

Eran archivos de 18 revistas, publicados entre 2005 y 2015 [1]. Buscaban un error descrito desde 2004 [1].

Con la configuración de fábrica, Excel convierte algunos nombres de genes en fechas: SEPT2, el gen de la septina 2, queda como «2-Sep» [1].

Revisaron 35.175 archivos y confirmaron el error en 987, que acompañaban 704 artículos publicados [1]. Su conclusión cabe en una línea: en las revistas revisadas, aproximadamente una quinta parte de los artículos con listas de genes en Excel traía nombres convertidos por error [1].

El problema no era de digitación. El programa adivinó qué tipo de dato había en cada celda, y adivinó mal.

Ahí está la diferencia entre una hoja y una base de datos. La hoja acepta cualquier cosa en cualquier celda. Una base de datos es lo contrario: una tabla con reglas sobre lo que entra en cada columna. Excel trae las herramientas para poner esas reglas, pero no las activa solo.

¿Qué es una base de datos en Excel?

Una base de datos en Excel es una tabla guardada en una hoja de cálculo. Cada fila es un registro, como un cliente o un pedido, y cada columna es un campo, como el nombre o la fecha. La primera fila lleva los nombres de los campos. Lo que la convierte en base de datos, y no en una simple lista, son las reglas que se le ponen.

Excel tiene un objeto hecho para eso: la tabla de Excel, que antes se llamaba lista de Excel [2]. Microsoft explica que convertir un rango de celdas en tabla facilita administrar y analizar un grupo de datos relacionados [2]. Qué es una base de datos en general, y qué tipos existen, se explica en la guía de bases de datos.

En Colombia la palabra tiene además un sentido legal. La ley de protección de datos personales define base de datos como el «conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento» [3]. La ley aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos, salvo excepciones como los archivos de uso exclusivamente personal o doméstico [3]. La lista de clientes de un negocio, con nombres y celulares, cabe en esa definición aunque viva en Excel. Lo que eso obliga a hacer está en la guía de gobierno de datos.

¿Qué reglas debe cumplir una base de datos en Excel?

Una tabla bien hecha en Excel cumple seis reglas antes de recibir el primer dato. Una fila es un registro. Los encabezados van en una sola fila. No hay celdas combinadas, ni totales, ni filas en blanco dentro del rango. Cada columna guarda un solo tipo de dato, y los códigos se guardan como texto. Cada regla evita un problema que Microsoft documenta.

Regla	Por qué importa	Qué hacer
Una fila = un registro	Un subtítulo o una fila de totales dentro del rango se ordena y se filtra como si fuera un cliente más	Use la fila de totales de la tabla, que va aparte y usa la función SUBTOTAL, que por defecto no cuenta las filas ocultas por un filtro [2][4]
Encabezados únicos, en una sola fila	Microsoft recomienda escribir los encabezados en una sola fila; ordenar da mejores resultados con ellos [5]	Un nombre corto y distinto por columna; si no cabe, ajuste el texto dentro de la celda [5]
Nada de celdas combinadas	Al combinar, se borra el contenido de todas las celdas menos una [6]	Deje los títulos fuera de la tabla; Microsoft señala el formato de tabla como una causa de que el comando aparezca deshabilitado [6]
Un tipo de dato por columna	Si una columna mezcla números guardados como número y como texto, se ordenan por separado [5]	Fechas solo en la columna de fechas; números solo en la de números
Sin filas en blanco	El formulario de datos exige que no haya líneas en blanco en el rango [7]	Borre las filas vacías antes de convertir el rango en tabla
Códigos como texto	Excel quita los ceros a la izquierda y guarda solo 15 dígitos significativos de un número [8][9]	Dé formato de Texto a documentos, celulares y códigos antes de escribirlos [8]

La última regla es la del caso de los genes. Un número de documento no se suma ni se promedia, así que no tiene por qué ser número. Guardado como texto, Excel no lo toca.

Cómo crear una base de datos en Excel paso a paso

Crear una base de datos en Excel toma siete pasos. Se definen las columnas, se convierte el rango en tabla y se agregan columnas calculadas. Luego vienen la validación con listas desplegables, la captura con formulario, el orden y los filtros, y el formato condicional para ver duplicados. El ejemplo es una papelería de barrio en Bucaramanga con dos tablas, clientes y pedidos. Los datos son inventados.

Las rutas de menú son las de Excel para Microsoft 365 en Windows, según las páginas de ayuda de Microsoft consultadas el 19 de octubre de 2026. Cuando Mac o la versión web cambian, se indica.

Paso 1: defina las columnas de su base de datos de clientes

Una base de datos de clientes en Excel necesita un código único por cliente y una columna por cada dato que se quiera consultar después. Microsoft pone este caso como ejemplo: para una lista sencilla de clientes, con una dirección y un contacto por cliente, Excel podría ser la mejor opción [10]. Si cada cliente tiene varias direcciones o varios contactos, la misma página señala a Access, el gestor de bases de datos de Microsoft, como la mejor solución [10].

IdCliente	Nombre	Documento	Celular	Municipio	FechaRegistro
C001	Ana Gómez	1000000001	3000000001	Bucaramanga	2026-03-02
C002	Luis Pinzón	1000000002	3000000002	Floridablanca	2026-03-05
C003	Marta Rueda	1000000003	3000000003	Girón	2026-04-11

Escriba los encabezados sin espacios, para que las fórmulas queden más cortas. Antes de llenar Documento y Celular, selecciónelas, presione Ctrl+1 y elija la categoría Texto en la pestaña Número [8].

Paso 2: convierta el rango en una tabla de Excel

Convertir el rango en tabla le da a la base de datos filtros en los encabezados y un nombre propio. En Windows:

1. Seleccione una celda con datos.
2. Vaya a Inicio > Dar formato como tabla y elija un estilo [11]. También sirve el atajo Ctrl+T [12].
3. En el cuadro Crear tabla, revise el rango y marque La tabla tiene encabezados [11].
4. Seleccione Aceptar.
5. Con la tabla seleccionada, abra la pestaña Diseño de tabla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de tabla, por ejemplo Clientes [12].

En Mac, el comando está en el menú Inicio, y el nombre se cambia en la pestaña Tabla [11][13]. En Excel para la web, Insertar > Tabla crea una tabla en blanco [11]. El nombre no admite espacios: use Clientes o Pedidos_2026 [12].

Repita los pasos en otra hoja con la tabla Pedidos, que lleva estas columnas: IdPedido, Fecha, IdCliente, Producto, Cantidad, PrecioUnitario, Total y Estado.

Paso 3: agregue columnas calculadas con referencias estructuradas

Una columna calculada es una fórmula que se escribe una vez y Excel copia sola en toda la columna de la tabla [14]. Usa referencias estructuradas, que nombran la tabla y la columna en vez de celdas como C2 [12]. En la tabla Pedidos, escriba esto en la primera celda de Total y presione Entrar:

=[@Cantidad]*[@PrecioUnitario]

El signo @ significa «de esta fila» [12]. Excel también acepta la forma con el nombre de la tabla, =Pedidos[@Cantidad]*Pedidos[@PrecioUnitario] [12]. Fuera de la tabla, la referencia debe llevar el nombre completo [12]:

=SUMA(Pedidos[Total])
=CONTAR.SI(Pedidos[Estado];"Pendiente")

La primera suma todos los pedidos. La segunda cuenta los que siguen pendientes; CONTAR.SI cuenta las celdas que cumplen un criterio [15]. Las fórmulas usan punto y coma porque así separa los argumentos un Excel en español con esa configuración regional; si su equipo usa coma, cámbiela [16].

IdPedido	Fecha	IdCliente	Producto	Cantidad	PrecioUnitario	Total	Estado
P0001	2026-10-01	C001	Cuaderno 100 hojas	3	4.500	13.500	Entregado
P0002	2026-10-02	C003	Resma papel carta	1	23.000	23.000	Pendiente
P0003	2026-10-02	C002	Marcadores x 12	2	18.000	36.000	Entregado
P0004	2026-10-03	C001	Carpeta AZ	4	9.500	38.000	Anulado

Con estas cuatro filas, la suma da 110.500 pesos y hay un pedido pendiente. Los precios también son inventados.

Paso 4: ponga validación de datos y listas desplegables

La validación de datos es la regla que decide qué puede escribirse en una celda. Según Microsoft, Excel puede restringir la entrada en determinadas celdas, pedir datos válidos y mostrar un error cuando alguien escribe uno inválido [17]. Para la columna Estado de Pedidos:

1. Escriba en otra hoja la lista de estados válidos: Pendiente, Entregado y Anulado, uno por celda y sin celdas en blanco [18].
2. Seleccione las celdas de la columna Estado.
3. Vaya a Datos > Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos [17].
4. En la pestaña Configuración, en Permitir, elija Lista [17].
5. Haga clic en el cuadro Origen y seleccione la lista de estados, sin el encabezado [18].
6. Deje marcada la casilla Celda con lista desplegable [17].
7. En Alerta de error, elija el estilo Detener para que no entre un valor por fuera de la lista [18].

Si la lista de opciones está en una tabla de Excel, la lista desplegable se actualiza sola cuando se agregan o quitan opciones [18]. Con el mismo método, la columna IdCliente de Pedidos puede tomar su lista de la columna IdCliente de Clientes. Así, al teclear, nadie registra un pedido a nombre de un cliente que no existe.

Otras reglas útiles salen de la misma ventana. En Cantidad, Permitir > Número entero obliga a escribir enteros dentro de los límites que usted fije [17]. En Documento, que en el ejemplo es la columna C, la opción Personalizado acepta una fórmula; esta impide repetir un documento:

=CONTAR.SI($C$2:$C$1000;C2)=1

Microsoft indica escribir la regla para la primera celda y luego copiarla hacia abajo, para que la segunda referencia cambie en cada fila [17]. Hágalo antes de llenar la columna, para no copiar encima de los datos.

Paso 5: capture los datos con un formulario

El formulario de datos es un cuadro de diálogo que muestra un registro completo, con un cuadro por columna, para escribir sin desplazarse de lado [7]. Excel lo genera solo a partir de los encabezados, hasta un máximo de 32 columnas [7]. Primero hay que agregar su botón a la barra de herramientas de acceso rápido:

1. Abra la flecha de la barra de herramientas de acceso rápido y elija Más comandos [7].
2. En Elegir comandos de, seleccione Todos los comandos, busque Formulario y pulse Agregar y luego Aceptar [7].
3. Haga clic en una celda de la tabla y pulse el botón nuevo.
4. Pulse Nuevo, llene los campos y presione Entrar: la fila se agrega al final de la tabla [7].

La ayuda de Microsoft describe esta función para las versiones de escritorio de Excel, desde la 2016 hasta Microsoft 365 [7].

Paso 6: ordene y filtre la base de datos

Una tabla de Excel trae los filtros listos: cada encabezado tiene una flecha para elegir qué filas mostrar [19]. Los filtros solo ocultan filas. Para ordenar por más de un criterio, por ejemplo por municipio y luego por nombre, use Datos > Ordenar, en el grupo Ordenar y filtrar, y pulse Agregar nivel [5]. Excel admite hasta 64 columnas en un mismo orden [5].

Antes de ordenar, muestre las filas ocultas: Microsoft advierte que no se mueven al ordenar [5].

Paso 7: use formato condicional para ver duplicados

El formato condicional cambia el color de una celda según su valor, con reglas que usted define [20]. Para ver documentos repetidos:

1. Seleccione la columna Documento.
2. En la pestaña Inicio, grupo Estilos, abra Formato condicional y entre a las reglas para resaltar celdas [20].
3. Elija la regla de valores duplicados y un color [20].

La validación del paso 4 frena lo que se teclea; este paso encuentra lo que llegó pegado.

¿Hacen falta macros para una base de datos en Excel?

No hacen falta para empezar. Las macros viven en la pestaña Desarrollador, que Excel trae oculta de forma predeterminada, y se escriben en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), un lenguaje de programación de Office [21]. La grabadora de macros captura casi todos los movimientos, incluidos los clics equivocados, por eso Microsoft aconseja grabar un proceso que ya se domine [21]. Una macro puede acelerar una captura repetitiva, pero no reemplaza las reglas de la tabla. Si duda entre una función y una macro, la guía de Excel para análisis de datos explica la diferencia.

Base de datos vs Excel: cuándo Excel deja de servir

Excel deja de servir como base de datos cuando varias personas cambian los mismos registros al tiempo, cuando los datos necesitan relaciones obligatorias entre tablas o cuando el volumen supera la hoja. Según Microsoft, Access es la mejor opción si se quiere mantener la integridad de los datos con acceso de varios usuarios [10]. Excel, en cambio, es más adecuado para analizar a fondo datos numéricos complejos [10].

Criterio	Excel alcanza si…	Toca un gestor de base de datos si…
Volumen	Los registros caben en una hoja de 1.048.576 filas [9]	Los datos superan la hoja o crecen sin tope
Varias personas	Usan coautoría en Microsoft 365, con el archivo en OneDrive o SharePoint, los servicios de Microsoft para guardar archivos en la nube [22]	Editan los mismos registros a la vez: por lo general, gana el último cambio guardado [22]
Integridad	Basta con validar lo que se teclea [17]	Los datos llegan pegados o rellenados, o deben cumplir relaciones entre tablas [23][10]
Estructura	Es una lista plana: un cliente, una dirección [10]	Un cliente tiene varias direcciones, contactos o pedidos que deben quedar ligados [10]

La integridad es el punto más débil, y Microsoft lo dice sin rodeos. Su ayuda explica que «la validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas solo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda» [23]. Si alguien pega datos, la regla no avisa [23]. Y como Excel no admite datos relacionales, tampoco garantiza que cada pedido tenga un cliente existente [10]. Access sí puede exigirlo, y Microsoft llama a esa exigencia integridad referencial [10].

La concurrencia tiene matices. Con un libro en una carpeta de red compartida, solo una persona puede editarlo a la vez [10]. La coautoría resuelve parte del problema, pero la propia ayuda de Microsoft aconseja asignar áreas u hojas a cada persona para evitar conflictos [22].

Nada de esto es un defecto. Microsoft dice que Excel está optimizado para el análisis y el cálculo, no para servir como sistema de administración de bases de datos [10]. Las dos herramientas se combinan bien: los datos pueden pasar de Excel a Access, y de Access a Excel, copiándolos, importándolos o exportándolos [10]. Qué hace un gestor y cómo se organiza por dentro está en la guía de bases de datos.

Mi recomendación es simple: empiece en Excel con las reglas puestas desde el primer día, y cambie de herramienta el día que dos personas necesiten tocar el mismo registro.

Lo que cambió desde 2016

En 2016, Ziemann y sus colegas escribieron que no había forma de desactivar para siempre la conversión automática a fechas en Excel [1]. Hoy la ayuda de Microsoft describe una opción que apaga parte de esa conversión en Excel para Microsoft 365 y Excel 2024 [24]. En Windows está en Archivo > Opciones > Datos > Conversión automática de datos; en Mac, en Excel > Preferencias > Editar [24].

Allí se puede apagar, entre otras, la conversión de una cadena continua de letras y números en una fecha [24]. La misma página marca el límite: un valor con espacio, como «1 ENE», todavía se puede tratar como fecha [24]. La opción reduce el riesgo, pero no reemplaza la columna con formato de texto.

Ziemann proponía a revisores y editores una prueba para listas de genes: copiar la columna, pegarla en una hoja nueva y ordenarla, y los valores convertidos en fecha aparecen como números arriba [1]. La misma idea puede servir con una columna de códigos; esa extensión es mía, no de los autores.

Los siete pasos de esta guía usan comandos que vienen dentro de Excel, sin complementos. Lo que suele faltar en una tienda de barrio no es el programa, sino la hora de trabajo para poner las reglas antes del primer cliente. ¿Su lista de clientes pasaría hoy la prueba de Ziemann?

Preguntas frecuentes

¿Cuántos registros caben en una base de datos de Excel? Una hoja de Excel tiene 1.048.576 filas [9]. Si la primera fila lleva los encabezados, quedan 1.048.575 filas para registros. Según Microsoft, ese límite aplica a las versiones de Excel desde 2016 hasta Microsoft 365 [9].

¿Pueden varias personas llenar la misma base de datos de Excel al mismo tiempo? Sí, con coautoría. El archivo debe estar en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online [22]. En Excel para la web basta con abrirlo y compartirlo desde el navegador [22]. Para hacerlo desde Excel de escritorio, además, hace falta una suscripción a Microsoft 365, la versión más reciente y el formato .xlsx, .xlsm o .xlsb [22]. La opción antigua de compartir libro no sirve aquí: un libro con tablas de Excel no puede tenerla activada [9].

¿Cómo quito los clientes repetidos de mi base de datos en Excel? Con Datos > Quitar duplicados, en el grupo Herramientas de datos, eligiendo las columnas que deben coincidir [25]. Excel conserva la primera aparición y elimina las demás de forma permanente, así que conviene copiar la tabla antes [25]. La comparación depende de lo que se ve en la celda: una misma fecha escrita con dos formatos distintos cuenta como dos valores [25].

¿Qué diferencia hay entre una tabla de Excel y una tabla de datos? Son dos cosas distintas con nombres parecidos. La tabla de Excel es el rango con encabezados, filtros y nombre que usa esta guía [2]. La tabla de datos forma parte de los comandos de análisis de hipótesis y sirve para calcular múltiples resultados [2][11].

¿Puedo pasar mi base de datos de Excel a Access? Sí. Microsoft describe el caso típico: una hoja que se vuelve grande y compleja, y que muchas personas necesitan consultar, puede importarse o vincularse a Access para usarla como base de datos [10].

Referencias

1. Mark Ziemann, Yotam Eren y Assam El-Osta (Baker IDI Heart & Diabetes Institute, Melbourne, y Universidad Monash). Gene name errors are widespread in the scientific literature, Genome Biology, vol. 17, art. 177, publicado el 23 de agosto de 2016 — Excel con la configuración predeterminada convierte nombres de genes en fechas y números; SEPT2 se convierte por defecto en «2-Sep»; problema descrito por primera vez en 2004; archivos de 18 revistas publicados entre 2005 y 2015; 35.175 archivos revisados; errores confirmados en 987 archivos de 704 artículos; «approximately one-fifth of papers with supplementary Excel gene lists contain erroneous gene name conversions»; «there is no way to permanently deactivate automatic conversion to dates in MS Excel»; prueba de copiar la columna en una hoja nueva y ordenarla. Genome Biology: DOI 10.1186/s13059-016-1044-7 — Consultada: 2026-10-19.
2. Microsoft. Descripción general de las tablas de Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — convertir un rango en tabla facilita la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados; antes «conocida como lista de Excel»; la fila de totales usa SUBTOTAL, que ignora por defecto las filas ocultas por un filtro; las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos de análisis de hipótesis. Microsoft: descripción general de las tablas de Excel — Consultada: 2026-10-19.
3. Congreso de la República de Colombia. Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, en el Gestor Normativo de Función Pública — art. 3, literal b: «Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento»; art. 2: aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos, salvo, entre otras, las bases o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Función Pública: Ley 1581 de 2012 — Consultada: 2026-10-19.
4. Microsoft. Total de datos de una tabla de Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024 y 2021) — la fila de totales se inserta en la parte inferior de la tabla y sus opciones predeterminadas usan la función SUBTOTAL. Microsoft: total de datos de una tabla de Excel — Consultada: 2026-10-19.
5. Microsoft. Ordenar datos de una tabla o un rango en Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016) — los números almacenados como número se ordenan antes que los almacenados como texto; ordenar por un máximo de 64 columnas; para obtener resultados óptimos, el rango debe tener encabezados; «Escriba los encabezados de columna en una sola fila»; las filas ocultas no se mueven al ordenar; Datos > Ordenar > Agregar nivel. Microsoft: ordenar datos de una tabla o un rango — Consultada: 2026-10-19.
6. Microsoft. Combinar y anular la combinación de celdas en Excel — al combinar, la celda combinada muestra el contenido de una sola celda y el de las demás se elimina; si Combinar y centrar está deshabilitado, revisar que las celdas no tengan el formato de una tabla de Excel. Microsoft: combinar y anular la combinación de celdas — Consultada: 2026-10-19.
7. Microsoft. Agregar, modificar, buscar y eliminar filas mediante un formulario de datos (se aplica a Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016) — muestra una fila completa sin desplazarse horizontalmente; Excel lo genera a partir de los encabezados, hasta un máximo de 32 columnas; asegurarse de que no haya líneas en blanco en el rango; se agrega a la barra de herramientas de acceso rápido desde Más comandos > Todos los comandos; con Nuevo y Entrar, la fila se agrega al final del rango o tabla. Microsoft: formulario de datos — Consultada: 2026-10-19.
8. Microsoft. Mantener los ceros iniciales y números grandes (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — Excel elimina automáticamente los ceros a la izquierda y convierte números grandes a notación científica; precisión máxima de 15 dígitos significativos; para conservarlos, formato de Texto desde Ctrl+1 > pestaña Número. Microsoft: mantener los ceros iniciales y números grandes — Consultada: 2026-10-19.
9. Microsoft. Especificaciones y límites de Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016) — «1.048.576 filas por 16.384 columnas»; 32.767 caracteres por celda; precisión numérica de 15 dígitos; un libro que contiene una o más tablas de Excel no puede tener habilitada la opción de permitir cambios por parte de más de un usuario. Microsoft: especificaciones y límites de Excel — Consultada: 2026-10-19.
10. Microsoft. Usar Access o Excel para administrar los datos (se aplica a Excel y Access para Microsoft 365, 2024 y 2021) — «si desea mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios usuarios, Access es su mejor opción»; una lista sencilla de clientes con una dirección y un contacto puede ir en Excel, y una con varias direcciones o contactos, en Access; «como Excel no admite datos relacionales, no puede admitir la integridad referencial»; en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez; Excel está optimizado para el análisis y el cálculo en lugar de servir como sistema de administración de bases de datos; los datos pueden pasar entre ambos copiándolos, importándolos o exportándolos. Microsoft: usar Access o Excel para administrar los datos — Consultada: 2026-10-19.
11. Microsoft. Crear tablas y aplicarles formato (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — Windows: Inicio > Dar formato como tabla, cuadro Crear tabla, «La tabla tiene encabezados»; macOS: menú Inicio > Dar formato como tabla; web: «Insertar > tabla» para agregar una tabla en blanco. Microsoft: crear tablas y aplicarles formato — Consultada: 2026-10-19.
12. Microsoft. Usar referencias estructuradas con las tablas de Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019, 2016 y Excel Mobile) — crear la tabla con Ctrl+T; cambiar el nombre en la pestaña Diseño de tabla, cuadro Nombre de tabla; los nombres no admiten espacios; ejemplo «=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])»; el especificador @ se refiere a la misma fila; «=DeptVentas[@Importe de la Comisión]»; fuera de la tabla se usa la referencia con nombre completo. Microsoft: referencias estructuradas — Consultada: 2026-10-19.
13. Microsoft. Cambiar el nombre de una tabla de Excel — en Mac, pestaña Tabla > Nombre de tabla. Microsoft: cambiar el nombre de una tabla — Consultada: 2026-10-19.
14. Microsoft. Usar columnas calculadas en una tabla de Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024 y 2021) — una sola fórmula se expande automáticamente al resto de la columna al presionar Entrar. Microsoft: columnas calculadas — Consultada: 2026-10-19.
15. Microsoft. Use la función CONTAR.SI en Microsoft Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024 y 2021) — cuenta el número de celdas que cumplen un criterio; sintaxis «CONTAR.SI(rango;criterios)». Microsoft: función CONTAR.SI — Consultada: 2026-10-19.
16. Microsoft Learn. Errores de fórmula en Excel cuando el separador de listas no está configurado correctamente — se produce un error si se usa un símbolo distinto del separador de lista de la configuración regional de Windows. Microsoft Learn: separador de lista en fórmulas — Consultada: 2026-10-19.
17. Microsoft. Aplicar validación de datos a celdas (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — Excel puede restringir la entrada de datos en determinadas celdas, solicitar datos válidos y mostrar un mensaje de error; Datos > Validación de datos (grupo Herramientas de datos); Permitir: Número entero, Lista, Personalizado…; casilla Celda con lista desplegable; ejemplo de valores únicos «=CONTAR.SI($A$2:$A$10,A2)=1», escrita primero para A2 y copiada después. Microsoft: aplicar validación de datos a celdas — Consultada: 2026-10-19.
18. Microsoft. Crear una lista desplegable (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — si la lista de origen está en una tabla de Excel, las listas desplegables se actualizan automáticamente al agregar o quitar elementos; en Origen se selecciona el rango sin la fila de encabezado; el estilo Detener impide datos que no estén en la lista; las entradas, en una fila o columna sin celdas en blanco. Microsoft: crear una lista desplegable — Consultada: 2026-10-19.
19. Microsoft. Filtrar datos de una tabla o un rango en Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — en una tabla, los controles de filtro se agregan automáticamente a los encabezados; los filtros ocultan temporalmente los datos. Microsoft: filtrar datos — Consultada: 2026-10-19.
20. Microsoft. Utilice el formato condicional para resaltar la información en Excel (se aplica a Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016) — reglas que determinan el formato de las celdas en función de sus valores; pestaña Inicio, grupo Estilo(s), Formato condicional, reglas para resaltar celdas, regla de valores duplicados. Microsoft: formato condicional — Consultada: 2026-10-19.
21. Microsoft. Automatizar tareas con la grabadora de macros (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024, 2021, 2019 y 2016) — la grabadora graba los pasos en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que se incluye con la mayoría de las aplicaciones de Office; captura casi todos los movimientos, incluidos los errores, por lo que conviene grabar un proceso con el que ya se esté familiarizado; las macros están en la pestaña Desarrollador, oculta de forma predeterminada. Microsoft: grabadora de macros — Consultada: 2026-10-19.
22. Microsoft. Colaborar en libros de Excel al mismo tiempo con la coautoría (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, Excel para la Web y móviles) — requiere suscripción a Microsoft 365, la versión más reciente, inicio de sesión y formato .xlsx, .xlsm o .xlsb; el libro debe estar en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online; «Por lo general, el último cambio que se guarda […] es el que “gana”»; asignar áreas u hojas a cada persona para evitar conflictos. Microsoft: coautoría en Excel — Consultada: 2026-10-19.
23. Microsoft. Más información sobre la validación de datos (se aplica a Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016) — «la validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas solo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda»; «Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes». Microsoft: más información sobre la validación de datos — Consultada: 2026-10-19.
24. Microsoft. Establecer conversiones de datos automáticas (se aplica a Excel para Microsoft 365, Microsoft 365 para Mac, 2024 y 2024 para Mac) — Windows: Archivo > Opciones > pestaña Datos > Conversión automática de datos; Mac: Excel > Preferencias > Editar; se puede deshabilitar «Convertir una cadena continua de letras y números en una fecha»; los valores que incluyen un espacio u otros caracteres, como 1 ENE, todavía se pueden tratar como fechas. Microsoft: conversiones de datos automáticas — Consultada: 2026-10-19.
25. Microsoft. Filtrar valores únicos o quitar valores duplicados (se aplica a Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016) — Datos > Quitar duplicados (grupo Herramientas de datos); se conserva la primera aparición y se eliminan permanentemente los demás; copiar antes la tabla; la comparación depende de lo que aparece en la celda, no del valor almacenado. Microsoft: quitar valores duplicados — Consultada: 2026-10-19.

Cómo investigamos esta página

• Pregunta que responde: Cómo armar en Excel una tabla que funcione como base de datos y cuándo conviene pasar a un gestor de bases de datos.
• Fuentes: identificadas 47 → incluidas 25
• Criterios de inclusión: documentación oficial de Microsoft leída el día de corte, el estudio original de Ziemann y colegas y la Ley 1581 de 2012; nada de enciclopedias ni sitios de tutoriales.
• Fecha de corte de los datos: 2026-10-19